Caja chica
Configura el fondo por sucursal, controla desembolsos y cierra el ciclo reponiendo lo gastado.
La Caja Chica es un fondo fijo de efectivo por sucursal para gastos menores. Tiene un capital por ciclo; cada gasto pagado desde la caja chica se descuenta del saldo, y al cierre del ciclo se repone lo gastado con efectivo recolectado.
1. Abrir el módulo
Menú Finanzas → Contabilidad → Caja Chica → /petty-cash.
En la pantalla verás:
- Sucursal / Oficina: selector del fondo que quieres consultar.
- Indicadores: Capital del ciclo, Gastado, Saldo disponible y Días restantes.
- Tabla Movimientos del ciclo: Fecha, Tipo, Referencia, Registrado por y Monto.
Si solo existe un fondo, se selecciona automáticamente.
2. Permisos
| Acción | Permiso necesario |
|---|---|
| Ver la caja chica, saldos y movimientos | Acceso a Caja Chica |
| Configurar fondo | Gestionar caja chica (petty_cash_manage) |
| Cerrar ciclo y reponer | Cerrar caja chica (petty_cash_close) |
Si no tienes el permiso, el botón correspondiente no aparece.
3. Configurar el fondo (apertura)
- Pulsa Configurar fondo.
- Completa:
| Campo | Obligatorio |
|---|---|
| Sucursal / oficina | Sí |
| Capital mensual | Sí (mín. 1) |
| Moneda | Sí (RD$ o US$) |
| Duración del ciclo | Opcional (1 a 90 días; por defecto 30) |
| Custodio | Opcional (usuario responsable) |
| Notas internas | Opcional (máx. 500 caracteres) |
- Pulsa Guardar fondo.
Qué pasa automáticamente:
- Cada sucursal tiene un solo fondo. Si vuelves a guardar la misma sucursal, se actualiza el fondo existente.
- Si no hay ciclo abierto, se abre uno y se registra el movimiento Apertura con el capital inicial.
- Los ciclos se organizan por quincenas: del 1 al 15 y del 16 al último día del mes.
4. Movimientos: desembolsos
Los gastos de caja chica no se registran aquí, sino en Gastos:
- Ve a Finanzas → Contabilidad → Gastos → Nuevo gasto.
- En Origen del pago elige Caja Chica.
- Selecciona la Sucursal (obligatoria) y completa el gasto.
Al guardar:
- Se valida que la sucursal tenga fondo activo (No hay fondo de caja chica configurado para esta sucursal.).
- Se valida el saldo (Saldo insuficiente en caja chica para esta sucursal.).
- Se crea el gasto y un movimiento Desembolso en el ciclo, y baja el Saldo disponible.
Tipos de movimiento que verás: Apertura, Desembolso, Reposición y Ajuste.
Consejo: Adjunta el comprobante en el gasto. La auditoría de la caja chica (usuario, fecha, monto, sucursal y comprobante) se consulta a través de Gastos.
5. Cerrar ciclo y reponer
- Selecciona la sucursal.
- Pulsa Cerrar ciclo y reponer (solo se habilita si hay un ciclo activo).
- Revisa Gastado en el ciclo y Saldo sin usar.
- Indica el Efectivo recolectado (obligatorio) y, si quieres, Notas del cierre.
- Pulsa Cerrar y reponer.
Reglas y efectos:
- El efectivo recolectado debe cubrir al menos lo gastado en el ciclo; si no, el cierre se rechaza.
- Se crea en Gastos un gasto de reposición por el monto gastado, con origen Efectivo recolectado y referencia Reposición CC [sucursal] ciclo #N.
- Se registra el movimiento Reposición, el ciclo queda cerrado y se abre el siguiente ciclo con el capital del fondo.
Importante: Si aparece No se encontró la categoría de reposición de caja chica, falta el tipo de gasto de reposición en tu empresa. Contacta a soporte.
6. Checklist rápido
- Finanzas → Contabilidad → Caja Chica → Configurar fondo (sucursal, capital, moneda)
- Registrar cada gasto en Gastos con origen Caja Chica y sucursal
- Revisar Saldo disponible y Movimientos del ciclo
- Al final del ciclo: Cerrar ciclo y reponer con el efectivo recolectado
- Confirmar el gasto de reposición en Gastos