Cuentas por pagar (CxP)

CxP controla lo que la empresa debe: facturas a crédito de proveedores, facturas de contratistas y recibos de nómina. Al registrar un pago, el sistema crea automáticamente el gasto correspondiente en Gastos y actualiza el saldo de la cuenta.

1. Abrir el módulo

Menú Finanzas → Contabilidad → CxP → /accounts-payable.

Indicadores superiores: Total Transacciones, Saldo Pendiente, Cuentas Vencidas y Total Pagado.

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2. Registrar una cuenta por pagar

1. Pulsa Nueva factura.

2. En Origen de la obligación elige:
   • Tipo de registro: Registro manual o Factura existente.
   • Tipo de entidad: Proveedor, Contratista o Empleado (nómina).
3. En Entidad relacionada busca y selecciona el proveedor, contratista o empleado.
4. Completa según el caso:

Campo	Obligatorio
Factura pendiente	Sí, con Factura existente
Recibo de pago	Sí, con Empleado (nómina) en registro manual
N° documento / NCF	Opcional (máx. 19 caracteres)
Tipo de pago	Opcional (Crédito o Contado)
Subtotal / ITBIS (%)	Opcional (el Monto ITBIS se calcula)
Monto total	Sí (mín. 0.01)
Fecha de emisión	Sí
Fecha de vencimiento	Sí (igual o posterior a la emisión)
Descripción	Opcional (máx. 255 caracteres)
Notas	Opcional
Archivo adjunto	Opcional (JPG, PNG, PDF, DOC, XLS; máx. 10 MB)

5. Pulsa Guardar cuenta por pagar. La cuenta queda en estado Pendiente con saldo igual al monto.

Reglas importantes:

• Contratista: debe tener un proveedor vinculado; si no, no se puede registrar.
• Facturas de contratistas: se generan automáticamente 1 día después de cerrar cada quincena o mes, según los trabajos cerrados en tickets. Con Factura existente el monto, fechas y descripción se toman de esa factura.
• Una factura no puede vincularse a dos CxP: verás Esta factura ya está vinculada a la cuenta por pagar #N.
• Recibo de nómina: el monto es el salario neto del recibo y el vencimiento es el último día del mes del periodo.
• Las obligaciones de proveedor se registran como Registro manual.

Consejo: Si la factura del proveedor tiene NCF e ITBIS, anótalos. Cuentan como crédito fiscal en Impuestos.

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3. Registrar un pago

1. En la fila, pulsa Registrar pago (icono de dólar).
2. Revisa Monto original y Saldo pendiente.
3. Completa:

Campo	Obligatorio
Monto a pagar	Sí (no puede exceder el saldo pendiente)
Fecha de pago	Sí (no anterior a la emisión ni futura)
Cuenta / punto de pago	Sí
Categoría de gasto	Sí
Notas del pago	Opcional (máx. 255 caracteres)

4. Pulsa Registrar pago.

Qué pasa automáticamente:

• Se crea un gasto pagado con referencia CxP #N (y el NCF si lo tiene). El mensaje indica el número del gasto y el saldo que queda.
• El estado se recalcula: Pago parcial si queda saldo, Pagado si llega a cero.
• Si pulsas dos veces por error, el sistema detecta el pago repetido y no lo duplica.

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4. Anular un pago

1. Abre Información (ojo) de la cuenta.
2. En Historial de pagos, pulsa Anular en el pago equivocado.
3. Escribe el Motivo de la anulación (mín. 3 caracteres) y confirma con Anular pago.

El pago no se borra: queda marcado como anulado, su gasto sale de caja y el saldo vuelve a la CxP.

Importante: El saldo y el estado no se editan a mano; siempre se calculan a partir de los pagos vigentes.

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5. Otras acciones, filtros y exportar

• Editar: disponible si la cuenta no está Pagada ni Cancelada.
• Cancelar: marca la cuenta como Cancelado (pide confirmación). No aplica a cuentas pagadas.
• Descargar archivo: si tiene adjunto.

Filtros: Rápido (Mes actual, Mes anterior, 30 días), Emisión, Entidad (Proveedor / Contratista o Empleado) y Estado CxP (Pendiente, Pago parcial, Vencido, Pagado, Cancelado). Por defecto se muestra lo emitido en el mes actual.

Con Exportar puedes imprimir o descargar en CSV, Excel o PDF.

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6. Checklist rápido

1. Finanzas → Contabilidad → CxP → Nueva factura
2. Tipo de registro + tipo de entidad + entidad
3. Monto, emisión, vencimiento (NCF e ITBIS si aplica)
4. Registrar pago con cuenta / punto de pago y categoría de gasto
5. Verifica el gasto creado en Gastos
6. Si te equivocas, anula el pago desde Información