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Gastos

Registra egresos con tipo de gasto, NCF, ITBIS, cuenta bancaria o caja chica y sus comprobantes.

8 min de lectura

En Gastos se anota todo el dinero que sale de la empresa: pagos a proveedores, servicios, compras con NCF, cuotas de préstamos, etc. Cada gasto indica de dónde salió el dinero (una cuenta bancaria o la caja chica de una sucursal), y los que llevan NCF con ITBIS suman como crédito fiscal en Impuestos.

1. Abrir el módulo

Menú Finanzas → Contabilidad → Gastos → /account_spends.

En la parte superior verás:

  • RD$ del mes y US$ del mes: total gastado en cada moneda en el periodo filtrado.
  • Periodo y Registros: mes que estás viendo y cantidad de gastos.
  • Préstamos activos (solo aparece si hay préstamos): balance pendiente, cuota y botón para registrar el pago.

Importante: RD$ y US$ se llevan en libros separados. El sistema no convierte ni mezcla monedas.

Vista: Gastos

2. Registrar un gasto

  1. Pulsa Nuevo gasto.

Formulario: Nuevo gasto

  1. Elige la moneda: Gasto en pesos o Gasto en dólares.

Formulario: Gasto en pesos

  1. Busca y selecciona el Tipo de gasto (solo aparecen los tipos de esa moneda).
  2. Completa el formulario:
Campo Obligatorio
Tipo de gasto Sí
Origen del pago Sí (Banco o Caja Chica)
Cuenta bancaria Sí, cuando el origen es Banco
Sucursal Sí, cuando el origen es Caja Chica
Fecha Sí
Proveedor Opcional
Recurrencia Sí (por defecto Una sola vez)
Moneda Sí
Referencia Sí (mín. 3 y máx. 140 caracteres)
NCF / Comprobante Opcional (máx. 19 caracteres)
Subtotal (sin ITBIS) / ITBIS % Opcional
Total Sí (mín. 0.01, máx. 1,000,000)
Archivos adjuntos Opcional (máx. 5 archivos de 2 MB c/u: PDF, JPG, PNG, DOC)
Detalles Opcional (mín. 3 y máx. 200 caracteres)
  1. Pulsa Guardar gasto.

Reglas de la cuenta bancaria

  • Con origen Banco es obligatorio indicar la cuenta: Indica de que cuenta bancaria salio el gasto.
  • La moneda de la cuenta debe coincidir con la del gasto. Al cambiar la moneda, la lista solo muestra cuentas de esa moneda; si no coinciden, el sistema rechaza el gasto.
  • Con origen Caja Chica el campo de cuenta se oculta y no se guarda.

Reglas de caja chica

  • La Sucursal es obligatoria.
  • Antes de guardar se verifica el saldo: si no alcanza verás Saldo insuficiente.
  • La sucursal debe tener un fondo de caja chica configurado (ver artículo Caja chica).

NCF e ITBIS

  • Si escribes Subtotal e ITBIS %, el sistema calcula el ITBIS y el Total (Subtotal + ITBIS).
  • Si hay NCF y subtotal, el cálculo se repite al guardar (si dejas el % vacío se toma 18 %).
  • Si no hay NCF, el ITBIS y el porcentaje se guardan vacíos.

Consejo: Registra siempre el NCF de las compras con ITBIS. Esos gastos aparecen en Impuestos → Crédito Fiscal ITBIS y reducen el ITBIS a pagar.

3. Préstamos y tarjetas

Si el tipo de gasto elegido es de préstamo o tarjeta:

  • Si no hay un préstamo activo para ese tipo, se abre Registrar préstamo: nombre del banco, número de cuenta (opcional), sucursal, inicio, 1ra cuota, plazo (meses), cuotas, interés % y monto del préstamo.
  • Si ya hay uno activo, se abre Registrar pago: muestra balance pendiente, cuota sugerida, próximo vencimiento y cuotas pagadas. Indica Fecha de pago, Monto pagado (no puede superar el balance) y adjunta el Comprobante (PDF o imagen), que es obligatorio.

Cada pago de préstamo crea su gasto automáticamente.

4. Archivos, editar y eliminar

En la columna Acciones de cada fila:

  • Archivos (clip): muestra las facturas o comprobantes del gasto y permite Agregar factura o comprobante (hasta 5 archivos, 2 MB cada uno) con Subir.
  • Editar: abre Editar Gasto con las mismas reglas de validación que al crearlo.
  • Eliminar: pide confirmación (¿Eliminar gasto?). También borra sus archivos adjuntos. No se puede deshacer.

5. Filtros, búsqueda y exportar

En Filtros puedes combinar:

  • Mes / periodo (desde – al). Por defecto se muestra el mes actual.
  • Proveedor, Operador, Moneda, Tipo de gasto y Sucursal.

Pulsa Filtrar. El botón de refrescar vuelve al mes actual. Los indicadores de arriba se recalculan con el periodo elegido.

La tabla muestra: ID, Referencia, Tipo, Fecha, Moneda, Monto, NCF, Proveedor, Sucursal, Origen (Banco con el nombre de la cuenta, Caja chica o Efectivo recolectado), Operador y Descripción.

Con Exportar puedes Imprimir o descargar en Excel o PDF. Usa Buscar... para filtrar rápido dentro de la tabla.

6. Checklist rápido

  1. Finanzas → Contabilidad → Gastos → Nuevo gasto
  2. Moneda → tipo de gasto
  3. Origen: Banco (con cuenta de la misma moneda) o Caja Chica (con sucursal)
  4. Fecha, referencia y total (NCF + subtotal + ITBIS si aplica)
  5. Adjunta el comprobante → Guardar gasto
  6. Verifica en la lista con los filtros del mes